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Handbuch für Admins, HR und Teamleader

Stand: 04.11.2026. Für Mitarbeiter: Handbuch für Mitarbeiter. Bezeichnungen in „…“ entsprechen genau der Oberfläche.

1. Anmelden und Rollen

Adresse der Firma: https://<firma>.hr3000.de, oder über https://hr3000.de/login mit dem Firmenkürzel. Admins, HR und Mitarbeiter nutzen dieselbe Anmeldeseite („E-Mail“, „Passwort“).
Neue Firma: selbst unter https://hr3000.de/registrieren. Wer registriert, wird Erst-Admin mit dem selbst gewählten Passwort. Ist der Mailversand der Plattform eingerichtet, kommt vorher eine Bestätigungsmail; erst nach dem Klick auf den Link klappt die Anmeldung. Unbestätigte Registrierungen werden nach 7 Tagen gelöscht.
Rollen (beim Mitarbeiter unter „HR-Berechtigung“, nur durch Admins):

Rolle	Darf
Admin	alles, auch „Einstellungen“, Vergütung („Vertrag & Vergütung“), „Lohn-Export“, „Zuschläge“, „Pausenregeln“, „Teams“, „Audit-Log“
HR	Mitarbeiter, Abwesenheiten, „Zu klären“, „Monatsabschluss“, „Auswertungen“, „Feiertage“, „Standorte“, „Tablets“, „Checklisten“ – ohne Vergütung und Einstellungen
Teamleader	„Tagesgeschäft“ für die eigenen Teams
Keine (nur Mein Bereich)	nur die eigene Ansicht, siehe Mitarbeiter-Handbuch

Passwörter:
- Selbst ändern: in der Seitenleiste „Passwort ändern“ (in „Mein Bereich“ oben). Danach enden alle anderen Sitzungen dieses Kontos.
- Vergessen: auf der Anmeldeseite „Passwort vergessen?“. Es kommt ein Link per E-Mail, 1 Stunde gültig. Den Link gibt es nur, wenn ein Mailversand eingerichtet ist: eigener Mailserver unter „Einstellungen“ → „Logo & E-Mail“ oder der Versand der Plattform. Sonst steht dort „Bitte wende dich an deine Personalabteilung“.
- Für andere: HR erzeugt im Mitarbeiter-Dialog ein neues Einmalpasswort („Neues Passwort erzeugen …“). Es wird einmal angezeigt oder auf Wunsch per E-Mail verschickt.
- Erst-Admin: Ohne Mailversand setzt der Plattform-Betreiber dessen Passwort zurück.

2. Erste Schritte nach der Registrierung

„Standorte“ → „Neuer Standort“: Name, Zeitzone, Bundesland. Das Bundesland bestimmt die Feiertage.
„Einstellungen“ → „Allgemein“: „Gleitzeitkonten führen ab“, „Standard-Jahresurlaub“, „Standard-Bundesland“.
„Mitarbeiter“ → „Neuer Mitarbeiter“ oder „CSV-Import“.
„Tablets“ → „Neues Tablet“, dann „QR-Code“ und mit dem Tablet scannen. Die Tablet-Adresse ist https://kiosk.<firma>.hr3000.de.
Optional: „Pausenregeln“ prüfen (die gesetzliche Staffel nach § 4 ArbZG ist vorbelegt), „Teams“ anlegen, „Abwesenheitsarten“ anpassen.

3. Menü

Tagesgeschäft: „Startseite“, „Mitarbeiter“, „Anwesenheit“, „Kalender“, „Zu klären“, „Urlaubsanträge“ (nur sichtbar, wenn Anträge erlaubt sind oder welche offen sind)
Abrechnung: „Monatsabschluss“, „Auswertungen“, „Lohn-Export“, „Zuschläge“
Arbeitszeit: „Pausenregeln“, „Schichtvorlagen“ und „Schichtplan-Kalender“ (nur mit eingeschalteter Schichtplanung), „Feiertage“
Organisation: „Teams“, „Standorte“, „Tablets“, „Checklisten“, „Audit-Log“
Unten: „Mein Bereich“ (wenn der Login zu einem Mitarbeiter gehört), „Einstellungen“, „Darstellung“ (Hell/Dunkel/Wie System), „Abmelden“
Glocke: Benachrichtigungen, mit „Alle als gelesen markieren“

4. Tagesgeschäft

Startseite:
- eigene Werte: „Gleitzeitsaldo“, „Resturlaub“, „Heute“, „Diese Woche“
- Kacheln „Zu klären“ und „Urlaubsanträge“
- „Heute“: Anwesend / In Pause / Dienstgang / Abwesend
- „Nächste Termine“
Anwesenheit: Wochenraster („Vorherige Woche“ / „Nächste Woche“ / „Heute“).
Kalender: Monatsansicht mit Abwesenheiten, Feiertagen und Geburtstagen, Filter „Teams:“.
Zu klären:
- Hier landen Tage mit fehlenden oder widersprüchlichen Stempelungen und die Sonderfälle, die in den Einstellungen eingeschaltet sind:
  - außerplanmäßig gestempelt
  - gestempelt trotz Abwesenheit
  - Arbeit an einem Feiertag
  - außerhalb des Beschäftigungszeitraums
  - mehr als 10 Std.
  - zu spät / zu früh
  - außerhalb der Gleitzeit-Rahmenzeit
- Ein „Kommen“ ohne „Gehen“ gilt nach der „Maximalen Schichtlänge“ als vergessenes „Gehen“.
- Je Tag: „Korrigieren →“ oder „Erledigt“ (mit „Rückgängig“). „Erledigt“ ändert an der Berechnung nichts.
- Darunter: „Korrekturanträge“ der Mitarbeiter („Übernehmen“ / „Ablehnen“) und „Monatsgrenzen“.
Urlaubsanträge: „Genehmigen“ / „Ablehnen“.

5. Mitarbeiter

Liste: Suche, Standortfilter, „Auch inaktive anzeigen“, Hinweis auf die Tarifgrenze.
Dialog „Neuer Mitarbeiter“ / „Mitarbeiter bearbeiten“:
- Stammdaten, Standort („Standortwechsel gilt ab“), Team, Aktiv
- Eintritts-, Austritts- und Geburtsdatum
- „Pausen automatisch stempeln (nach Pausenregeln)“
- „Kernarbeitszeit / Pünktlichkeit“: wie Einstellungen, eigene Kernzeit oder „Keine Prüfung“
- „Login (Mein Bereich)“: Login-E-Mail und Passwort
- „Stempel-PIN (Tablet)“ mit „PIN zurücksetzen“
- „NFC-Karte (Tablet)“ mit „Karten-UID (optional)“
- „HR-Berechtigung“
Detailseite: Knöpfe „Monatsbericht“, „DSGVO-Datenexport“, „Anonymisieren“ (nur bei Ausgeschiedenen), „Bearbeiten“. Reiter:
- „Zeiterfassung“: „Stempelung nachtragen“, „Korrigieren“, „Endgültig löschen“
- „Kalender“
- „Saldenübersicht“: Gleitzeitsaldo, Wochen- und Tagesansicht, „Korrekturbuchungen Gleitzeitkonto“ (Übertrag / Auszahlung / Korrektur)
- „Abwesenheiten“: „Urlaubsanspruch“ und „Neue Abwesenheit“ mit Art, Von, Bis und Umfang („Ganzer Tag“ / „Halber Tag“ / „Stunden“)
- „Arbeitszeitmodell“, jeweils mit „Gültig ab“ und Verlauf:
  - „Gleichmäßig verteilt“
  - „Stunden je Wochentag (Teilzeit)“
  - „Flexibel ohne feste Tage“
  - „Nach Aufwand (Aushilfe)“
- „Vertrag“, für Admins „Vertrag & Vergütung“
- „Dokumente“: verschlüsselt abgelegt; mit „Für den Mitarbeiter in Mein Bereich sichtbar“ und „Vertraulich“
- „Checklisten“
- „Schichtplanung“: Standard-Schichten und Ausnahmen
Tarif:
- Bis 5 aktive Mitarbeiter ist alles kostenlos.
- Ab 6 aktiven Mitarbeitern kostet jeder aktive Mitarbeiter 1 € im Monat; freigeschaltet wird über den Anbieter.
- Ausgeschiedene Mitarbeiter zählen nicht.

6. Abwesenheiten

Arten unter „Einstellungen“ → „Abwesenheiten & Urlaub“ → „Abwesenheitsarten“:
- je Art Name, Farbe und Kategorie
- Kategorien: Urlaub, Krankheit, Kind krank, Sonderurlaub, Feiertag, Arbeitszeit, Unbezahlt, Freizeitausgleich
- „Mitarbeiter dürfen selbst beantragen“, „Genehmigung nötig“, „Nachweis ab Tag“, „Deaktivieren“
- Wird die Kategorie nachträglich geändert, rechnet HR3000 bestehende Einträge neu, außer in abgeschlossenen Monaten.
Halbe Tage: möglich, höchstens zwei Hälften pro Tag, z. B. Weihnachten halb Sonderurlaub und halb Urlaub.
Stunden: z. B. Homeoffice von 3 Std. mit der Kategorie Arbeitszeit.
Urlaubsübertrag: automatisch, mit Höchstgrenze und Verfallsdatum (TT.MM.).

7. Abrechnung

„Monatsabschluss“:
- Monat wählen.
- Je Mitarbeiter: „Vorlegen“, dann bestätigt der Mitarbeiter in „Mein Bereich“; danach „Abschließen“.
- Außerdem „Ohne Bestätigung abschließen“, „Zurückziehen“, „Wieder öffnen“ und „Alle Berichte drucken“.
- Abgeschlossene Monate lassen sich nicht mehr ändern.
„Auswertungen“:
- Reiter: Handlungsbedarf (BEM, Probezeit, Befristung, Austritt), Fehlzeiten, Urlaub, Überstunden, Lohnkosten (nur Admin)
- jeweils „CSV exportieren“
„Lohn-Export“: Monat und Standort wählen, CSV für das Lohnbüro.
„Zuschläge“: Regeln für Nacht, Sonntag, Feiertag und eigene Regeln („Standardregeln anlegen“, „Neue Regel“).

8. Arbeitszeit und Organisation

„Pausenregeln“: Staffel „Ab Arbeitsminuten“ / „Pausenabzug (Minuten)“ mit „Änderungen gültig ab“.
Schichtplanung:
- einschalten unter „Einstellungen“ → „Allgemein“
- „Schichtvorlagen“: Beginn, Ende, Tages-/Wochen-/Monatssoll, Pausenregelung, Standort
- „Schichtplan-Kalender“: Schichten per Ziehen zuweisen, „PDF exportieren“
„Feiertage“: je Standort automatisch importiert; eigene Feiertage mit „Feiertag hinzufügen“.
„Teams“: Teams anlegen, Teamleader zuordnen.
„Tablets“:
- „Neues Tablet“: Name, Standort, Darstellung, Bildschirmzeiten
- „QR-Code“: Mit der Kamera scannen öffnet den Kiosk fertig eingerichtet. Ohne Kamera gibt es einen Kopplungscode zum Eintippen (einmalig, läuft ab).
- „Token kopieren“, „Bearbeiten“
„Checklisten“: Vorlagen für On- und Offboarding, offene Aufgaben „Als erledigt markieren“.
„Audit-Log“: wer wann was geändert hat, filterbar.

9. Einstellungen (nur Admin)

Grundsatz: Neue Funktionen sind einzeln schaltbar und standardmäßig so eingestellt, dass sich für bestehende Firmen nichts ändert.

Allgemein:
- „Tarif“
- „Konto kündigen“, siehe Abschnitt 11
- „Gleitzeitkonten führen ab“: Datum. Leer heißt ab der ersten Stempelung; eine Änderung rechnet alle Konten neu.
- „Standard-Jahresurlaub“, „Standard-Bundesland“
- „Schichtplanung aktivieren“
- „Stempeln über den Web-Login (Home-Office)“: Stempel-Karte in „Mein Bereich“, mit Serverzeit
- „Geburtstage im Kalender anzeigen“
Mitarbeiter & Regeln:
- „Standardwerte für neue Mitarbeiter“
- „Urlaubsanspruch für Teilzeit anteilig berechnen“
- welche Sonderfälle unter „Zu klären“ erscheinen (8 einzeln abschaltbare Häkchen)
- „Maximale Schichtlänge (Stunden)“
- „Kernarbeitszeit & Gleitzeit“: Kernzeit, „Pünktlichkeit prüfen“ mit Toleranz, Gleitzeit-Rahmen. Das erzeugt nur Hinweise und kürzt keine Stunden.
Abwesenheiten & Urlaub: Abwesenheitsarten, „Mitarbeiter dürfen Urlaub/Abwesenheiten beantragen“, „Urlaubsübertrag ins neue Jahr“.
Kiosk:
- „PIN zum Stempeln erforderlich“
- „PIN beim ersten Stempeln selbst festlegen“
- „Chips/RFID am Tablet nutzen“
- „Mitarbeiter registrieren ihren Chip selbst“
- „RFID-Pflicht“
- „Anzeige am Tablet“:
  - Saldo und Resturlaub nach dem Stempeln
  - „Pausen-Buttons anzeigen“, „Dienstgang-Buttons anzeigen“
  - „Darstellung am Tablet“ Dunkel/Hell
  - „Bildschirm nur zu bestimmten Zeiten anlassen“ (von–bis, über Mitternacht möglich; je Tablet abweichend einstellbar)
  - „Sortierung der Kacheln“
  - „Hinweistext über den Kacheln“
- „Kiosk-Admin-PIN“: wird zum Zurücksetzen des Tablets gebraucht.
- Änderungen erreichen die Tablets innerhalb von 30 Sekunden.
Logo & E-Mail:
- „Firmenlogo“: max. 256 KB
- „E-Mail-Versand (SMTP)“: eigener Mailserver für Benachrichtigungen und Zugangsdaten, mit „Testmail an mich senden“

10. Tablets im Betrieb

Ein Android-Tablet mit Chrome reicht. Für Chips dient NFC oder ein USB- bzw. Bluetooth-Leser im Tastatur-Modus.
Bei Netzausfall puffert das Tablet die Stempelungen und sendet sie automatisch nach. Offene Einträge zeigt die „Offline-Warteschlange“.
Bildschirm aus nach Zeitfenster: Das Tablet hält den Bildschirm nur im eingestellten Fenster wach. Morgens weckt man es per Ein/Aus-Taste. Mit einer Geräteverwaltung (z. B. Endpoint Central): Bildschirm-Timeout 1 Minute, „Beim Laden wach bleiben“ aus.
Tablet neu koppeln: am Tablet „Gerät zurücksetzen“ (mit Kiosk-Admin-PIN), dann den QR-Code erneut scannen.

11. Kündigen und Löschen

Kündigen: „Einstellungen“ → „Allgemein“ → „Konto kündigen“ → „HR3000 kündigen…“. Zur Bestätigung die Adresse der Firma eintippen (z. B. musterfirma). Nur Admins können kündigen.
Fristen:
- Die Kündigung gilt zum Monatsende.
- Danach könnt ihr HR3000 noch 30 Tage normal nutzen und alles exportieren: „Auswertungen“, „Lohn-Export“, „DSGVO-Datenexport“ und „Monatsbericht“ je Mitarbeiter.
- Anschließend werden alle Daten der Firma endgültig gelöscht: Mitarbeiter, Zeiten, Abwesenheiten, Dokumente, Einstellungen, Zugänge.
- Kopien in den Datensicherungen verschwinden spätestens nach 12 Monaten.
Hinweise: Während der Frist steht oben in der HR-Ansicht ein Hinweis mit dem Löschtermin. Mit eingerichtetem Mailversand kommt zusätzlich eine Bestätigung per E-Mail.
Zurücknehmen: bis zur Löschung jederzeit mit „Kündigung zurücknehmen“ an derselben Stelle.